EGroupware : le leaders du Groupware Open Source
EGroupware provient d'un fork d'un autre Groupware très connu, PhpGroupware, certains développeurs ayant décidé de donner un nouvel élan au projet en le rendant plus ouvert, actif et fonctionnel.
EGroupware est un logiciel professionnel (voir la page des références des utilisateurs) et se présente comme un des leaders de la plateforme collaborative à l'échelle mondiale. Il propose une grande variété d'applications web intégrées dans une même interface. Il est très personnalisable et configurable.
On peut l'utiliser soit via son interface web soit par des clients groupware comme Kontact, le logiciel de Groupware intégré du bureau KDE sous Linux, MSOutlook sous MSWindows, Evolution sous Linux et Thunderbird sous Unix, Linux, MSWindows, MAc OSX. De plus il supporte le protocole WebDave d'échange de fichiers permettant de l'utiliser comme un serveur de fichiers traditionnel.
Vous pouvez en voir une démonstration en ligne à l'adresse http://www.stylite.de/egroupware_demo.
Conditions pour réussir le déploiement d'EGroupware dans l'entreprise
EGroupware, comme tous les Groupware sélectionnés est un logiciel puissant aux nombreuses fonctionnalités. L'utilisation fluide et efficace de toutes ses fonctionnalités demande un temps apprentissage, et il est bon de laisser les utilisateurs s'habituer à quelques modules de base. Pour que son adoption dans l'entreprise soit effective, il faut plannifier son déploiement avec soin.
Son adoption doit être progressive, en commençant par les fonctions de base les plus utiles et les moins déroutantes pour l'utilisateur de base, comme la gestion de rendez-vous, calendriers et planning.
Il est indispensable d'obtenir l'adhésion des utilisateurs, afin que le logiciel de groupware soit senti comme un outil utile et non comme une contrainte. Il est bon dans un premier temps d'équiper quelques utilisateurs choisis pour qu'ils fassent en quelque sorte la promotion de l'outil.
Un déploiement plannifié
Nous étudierons avec vous les modalités d'adoption du logiciel en fonction de vos besoins, de votre culture d'entreprise et de la réactivité de vos collaborateurs.
Adapter l'infrastructure réseau
La place logique d'un logiciel comme EGroupware est sur le serveur d'Intranet de votre entreprise. GNU/Linux et un serveur web comme Apache sont la meilleure solution pour l'hébergement de votre Groupware d'intranet ou sur un serveur d'accès publique.
Consultez notre page concernant les serveurs web (d'intranet ou public) la meilleure solution pour l'installation d'un portail web de Groupware comme EGroupware dans l'intranet.
Les modules d'EGroupware
Généralement toutes les fonctionnalités d'un Groupware ne sont pas employée par tout les utilisateurs. Il se peut aussi que certaines des ses fonctionnalités ne soient pas utiles dans votre activité. Sa souplesse de paramètrage permet de ne sélectionner que certains modules, afin d'alléger l'interface, et ainsi aider la prise en main de l'outil.
La liste ci-dessous présente l'intégralité des fonctionnalités disponibles :
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Organisation des tâches : module InfoLog -
- Créez des tâches et attribuez-les à des membres de l'équipe ou à des groupes
- Liez à vos projets de manière souple d'autres types de données comme des adresses, contacts, projets ou n'importe quel fichier en le téléchargeant en liaison avec la tâche
- Documentez les progrès de la tâche et son statut
- Réalisez des sélections multi-critères et effectuez des recherche en texte intégral
- Soyez informé des modifications d'une tâche par mail ou message popup
- Accédez d'un click au gestionnaire de fichiers de la base de onnées de l'InfoLog, pour attacher modifier des fichiers liés à une tâche précise.
- Organisez et limitez l'affichage des lignes dans la zone de description de tâches du module InfoLog pour une parfaite visualisation des tâches.
- Reliez entre elles les tâches dans le module InfoLog pour une meilleure organisation des tâches.
- Liez le statut des sous-tâches à la réalisation des tâches générales.
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Module Agenda -
- Organisez vos rendez-vous personnels et pubics
- Envoyez, acceptez ou refusez des demandes de rendes-vous
- Liez des ressources à un rendez-vous
- Utilisez les fonctions d'alarme et de rappel
- Liez les rendes-vous à d'aures informations comme des contacts, des tâches ou des fichiés joints
- Créez des critères de sélection et réalisés des recherches en texte intégral
- Utilisez catégories et équipes pour organiser votre planning de façon optimale
- Soyez averti par courriel des modifications de votre agenda
- Utilisez les fonctions d'impression pour regrouper les informations du rendez-vous (date, heure, sujet, notes, liste des participants, pièces jointes)
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Module Carnet d'Adresses -
- Créez des carnets d'adresses multiples
- Visualisez vos contacts (personnes et sociétés) facilement grâce aux filtres et aux fonctions de recherche avancée
- Organisez vos contacts par catégories ou par listes de diffusion pour une utilisation plus fluide
- Importez et exportez les informations d'adresses pour remplir automatiquement des documents par exemple pour des publipostages commerciaux
- Liez les contact avec n'importe quel autre type de données d'EGroupware comme les notes, tâches, projets ou documents téléchargés
- Fonctions d'impression pour publipostages ou étiquettes
- Visualisation des rendez-vous avec les contacts par dates
- En un click attachez des documents du gestionnaire de fichier à une entrée du Carnet d'Adresses
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Module Courrier -
- Client mail complet permettant de gérer des identités et des comptes mail multiples
- Utilisation des adresses du Carnet d'adresses pour la rédaction des mails
- Partagez des dossiers, créez en de nouveaux, fixez des règles de filtrage, utilisez plusieurs signatures individuelles, gestion des redirections hors du domaine interne si la configuration du serveur de mail le permet
- Enregistrez des emails en tant que tâches
- Attachés plusieurs fichiers à un mail directement grâce au gestionnaire de fichiers d'EGroupware. Utilisez pour cela votre gestionnaire de fichiers préféré ou utilisez le module spécialisé pour votre navigation
- Enregistrez les pièces jointes de mail directement dans le gestionnaire de fichiers d'EGroupware
- Convertissez des emails en tâches et reliez-les avec des tâches existant déjà dans l'InfoLog en tant que sous-entrée pour une meilleure vue d'ensemble
Module Gestionnaire de Fichiers-
- Utilisez une interface web de gestion de fichiers pour partager des informations et gérer les documents
- Réertoire personnel pour chaque utilisateur
- Répertoires partagés par équipe pour un échange de données optimal
- Accès directe au gestionnaire de fichier depuis l'ordinateur personnel en utilisant WebDav
- Mettez en favoris les répertoires les plus utilisés pour un accès direct et rapide et une meilleure vue d'ensemble
- Personnalisez votre espaces de travail en utilisant des liens vers les dossiers pour une meilleur productivité
- Utilisez le copier coller de fichiers et de dossiers
- Téléchargez plusieurs fichiers en un seul envoi pour une gestion des fichiers plus commode
- Protégez les fichiers pour éviter un effacement écrasement lors d'un téléchargement
- Liez des fichiers et des dossiers à des projets par le gestionnaire de fichiers
- Utilisez EGroupware comme un serveur de fichiers classique grâce à l'utilisation de WebDave depuis votre poste de travail personnel directement depuis les bureaux Linux ou avec des logiciels comme NetDrive or Webdrive sur un système d'exploitation Microsofter. Vous pouvez ainsi directement depuis votre poste copier/déplacer/créer des répertoires et des fichiers
- Réglage facile pour l'administrateur des droits d'accès sur les fichiers et les répertoires.
Module Système de Suivi-
- Gérez et auditez les services, la maintenance, la gestion des pièces détachées et toutes sortes de procédures qui demandent une structure hiérarchique de compétences
- Créez des listes de suivi et des types de tâches devant faire l'objet d'un suivi
- Définissez les types de délégation de hiérarchie de compétences
- Liez les entrées du système de suivi à d'autres modules comme l'InfoLog des tâches, le carnet d'adresses, à la gestion de projets et aux feuilles de temps
- Renseignez l'historique du travail en cours grâce à des modules texte prédéfinis
- Imprimez des tickets de suivi
- Grande facilité pour créere des champs de données personnalisés. Les tickets sont modifiables par ajout d'informations additionnelles.
Module Base de Connaissances-
- Partagez les savoir-faire de l'entreprise sur la plateforme EGroupware
- Publiez toute sorte d'informations en rédigeant des articles contenant des descriptions, des liens vers d'autres informations ou fers des fichiers attachés
- Classez les articles par catégories et par mots-clés
Module Wiki-
- Utilisez le Wiki pour structurer votre information comme dans Wikipedia
- Le Wiki aide à organiser les connaissances et la documentation dans une structure hytpertexte de différentes pages du Wiki
- Retrouvez un contenu facilement grâce à l'indexation en texte-intégral
- Protégez l'information grâce aux droits d'utilisateurs et de groupes sur chaque page./li>
Module Gestion de projets-
- Créez et gérez des projets hiérarchiques
- Plannifiez et gérez le personnel et le budget
- Définissez des versions
- Créez des sous-projets
- Enregistrez les heures travaillées et les coûts
- Visualisées l'état d'avancement d'un projet avec des diagrammes de Gantt
- Utilisez les système de droits étendus basés sur les rôles dans le projet
- Créez des gabarits de projets pour les procédures récurrentes
- Liez les contacts, les tâches et toutes les autres formes d'informations dans EGroupware au projet
- D'un clic accédez directement au gestionnaire des fichiers attachés à un projet
- Utilisez WebDav par une connexion directe avec le serveur EGroupware pour la gestion des dossiers et documents associés au projet
Module Feuilles de temps-
- Manipulez la documentation relative au contrôle duManage and audit working time documentation
- Liez les feuilles de temps aux tâches, projets, contacts et tous les types d'information dans EGroupware en les classant par catégories
- Analysez les données pour différentes périodes, utilisez les feuilles de temps pour la facturation ou le contrôle interne
- Vérifiez le temps passé sur un projet en utilisant les feuilles de temps
- Nouveaux champs de statuts pour une meilleure gestion et un meilleur suivi des feuilles de temps (avec des statuts comme annulé, facturé etc.) pour optimiser le processus de facturation
Module News-
- Utilisez le module de News d'EGroupware comme un système d'information de votre intranet
- Utilisez les filtres et les options de recherche
Module Ressources-
- Commentez et classez les ressources
- Classez les ressources par catégories et champs personnalisés
Module Sondages web-
- Créez des questionnaires de sondage et des jeux de réponse
- Autorisez seulement certains groupes à voter ou consulter le résultat des votes
- Fonctions générales
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- Système de contrôle sophistiqué d'accès par utilisateurs et groupes au niveau de chaque module
- Classement du contenu par catégories et utilisation de différents filters et recherches en texte-intégral pour trouver facilement les informations
- Interconnexion des données entre les modules pour rendre l'information accessible partout dans l'application
- Personnalisation des interfaces grâce aux eTemplates
- L'aspect mulit-lingue d'EGroupware facilite l'intégration d'équipes internationales
- Individualisation du programme par les préférences individuelles pour chaque module
- Possibilité d'enregistrer des icones spécifiques pour les types InfoLog définis par les utilisateurs et presonnalisation du favicon d'URL d'EGroupware dans le gestionnaire de fichiers.
Quelques copies d'écran de l'interface web
Écran de gestion des mails sous e-groupware
Enregistrement de la base de connaissances
Saisie d'un rendez-vous dans l'agenda
